12月の話を9月にするのは、少し気が早く感じるかもしれません。
でも、団体で動く客の予定は、当月に決まりません。幹事が店を探し始めるのは、11月ではなく10月です。会社によっては、もっと早い。その時点で候補に入っていない店は、そもそも検討されません。
年末の売上をどこまで取れるかは、9月末から10月頭に何をしたかで、かなりの部分が決まります。
二次会は「決まっていない」ことが多い
年末に動くのは、一次会の宴会だけではありません。
一次会は飲食店で押さえてあるが、二次会は当日の流れで決める。このパターンはよくあります。つまり、当日に選ばれる余地がある。ここを狙うなら、必要なのは予約を取ることより、「あの店なら入れる」と幹事に思い出してもらうことです。
そのためには、11月までに一度接触しておく必要があります。年末の当日に初めて連絡が来ることは、ほとんどありません。以前から知っている店、あるいは秋のうちに一度行った店が候補になります。
9月から10月にかけて来てくれた客が、12月に団体を連れてくる。この流れは珍しくない。今の1組が、年末の1グループにつながることがあります。
受けられる条件を、先に決めておく
団体の話が来たときに、その場で判断できないと機会を逃します。
何名まで受けられるのか。何時から何時までなら押さえられるのか。他の予約と重なったときはどうするか。当日キャンセルの扱いは。このあたりが決まっていないと、問い合わせに即答できません。幹事は複数の店を当たっているので、返事が遅い店から外れていきます。
決めておくべきことは、たとえばこのくらいです。受け入れ可能な最大人数、時間帯ごとの席の押さえ方、キャンセルの連絡期限、料金の伝え方。難しい判断ではありませんが、決めていないと現場で止まります。
キャンセルの扱いは、特に先に決めておいたほうがいい。年末は直前キャンセルが起きやすく、そのときに席を空けたまま失うことになります。事前に条件を伝えておけば、少なくとも話はできます。
団体を入れると、他が入らなくなる
団体客は金額が大きく見えますが、常に得とは限りません。
大人数を入れると、その時間帯の席がふさがります。通常なら入っていたはずの常連が入れなくなる。年末に「予約でいっぱいです」と断った常連が、年明けに戻ってこないことがあります。
だから、どの時間をどこまで団体に開けるかを、先に決めておく必要があります。全席を団体で埋める日を作るのか、常連用に一定数を残すのか。この判断は、店の客層によって変わります。
去年の12月に、どの時間帯がどう埋まっていたか。Luna Pos のような POS で日ごと・時間帯ごとの会計が残っていれば、去年の実績から判断できます。「なんとなく忙しかった」という記憶より、実際にどの日のどの時間が動いたかを見たほうが、席の配分は決めやすい。
キャストのシフトも同時に動く
団体の予約を受けるということは、その日に人が必要だということです。
年末はキャスト側も予定が多く、出勤の確保が難しくなります。12月に入ってから「この日は団体が入ったから出てほしい」と言っても、すでに埋まっています。予約を受けるなら、シフトの確保も同時に進めておかないと、当日に人が足りません。
逆に言えば、キャストのシフトが読めない日には、団体を入れないという判断もあります。人が足りない状態で大人数を受けると、サービスが薄くなり、その日のうちに評価が下がります。年末に初めて来た客を、そこで失うことになる。
秋のうちに、年末の形を決める
9月末にやることは、多くありません。
年末に受けられる条件を決める。去年の実績を確認する。10月以降に来店した客との接点を切らさない。キャストのシフト確保の見通しを立てる。
このくらいですが、12月に入ってからでは、どれも手遅れになります。年末の忙しさは、年末に作られるものではなく、秋のうちに仕込まれたものが表に出てくるだけです。
12月の予定は、もう動き始めています。